A Prefeitura de Americana concluiu, em 2017, a digitalização de 80 mil processos internos do ano de 2002 e parte de 2003. A iniciativa facilita o acesso às informações contidas nesses processos, e a proposta é intensificar o trabalho e digitalizar todos os processos nos próximos anos para, num futuro próximo, implantar a digitalização total, ou seja, os processos já seriam gerados no formato digital.

A digitalização de processos receberá um grande aporte após a oficialização de um termo de cooperação técnica que deverá ser assinado entre Prefeitura e Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF-4), que desenvolveu e implantou um programa e o disponibilizou, gratuitamente, para que outros órgão públicos possam utilizá-lo. A Administração Municipal enviou um ofício ao Tribunal no final de outubro e aguarda a formalização da parceria.

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) como uma plataforma que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que promovem a eficiência administrativa. Trata-se também de um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, tendo como principais características questionar o uso do papel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação em tempo real. Com isso, elimina-se a tramitação de procedimentos em meio físico, promove a celeridade dos processos de trabalho, valoriza a coerência das decisões administrativas e favorece a gestão dos recursos humanos.

A gestão de sistemas que proporcionem mais agilidade, transparência e a possibilidade de coibir desperdícios, fraudes, mau uso do dinheiro público e, até mesmo, atos de corrupção está num estágio avançado dentro da Prefeitura, e a digitalização dos processos é apenas um desses mecanismos. Outro que chama a atenção é o relacionado à gestão da frota. Hoje, todos os carros da Administração, desde o ano de 2002, estão cadastrados, inclusive aqueles que já foram leiloados, estão em processo de leilão e, até mesmo, os locados que já foram devolvidos à empresa locatária.

Com essa base de dados é possível saber em tempo real, por exemplo, quando determinado veículo foi reabastecido. Por meio de um sistema de rastreamento, os gestores têm condições de saber os locais por onde os carros circularam, em quais horários e em qual velocidade transitavam. Isso evita práticas como abastecimento irregular, uso particular do carro e eventuais infrações por excesso de velocidade.

Os sistemas permitem uma série de outras facilidades como o gerenciamento da iluminação pública na cidade. Antes de sair para a troca de lâmpadas, o funcionário responsável já tem as informações sobre o poste, os tipos de lâmpada, “braço” e reator e, com isso, já sai preparado, com o material específico para aquela troca. Todos esses mecanismos permitem que se tomem decisões rápidas e, consequentemente, melhora o aproveitamento do tempo de trabalho.